با توجه به تعداد زیاد خیمهها و قرار گرفتن ماه محرم در فصل سرما و شرایط نامساعد جوی این فصل در این استان هیئت نسبت به جمعآوری خیمهها قبل از دهه اول محرم اقدام مینماید. به این صورت که یک ماه قبل از ماه محرم با انتشار اطلاعیه در همین سایت و همچنین چاپ و توزیع آن در طاقانک و شهرها و روستاهای اطراف تلاش میکند این موضوع را متذکر شود که ماه محرم نزدیک است و کسانی که نذری برای آئین خیمهسوزان دارند میتوانند برای آمادگی و ادای نذر اقدام نمایند. با این روش قبل از رسیدن محرم تعداد زیادی از خیمهها جمعآوری شده و در گروههای خیمههای خیلی بزرگ تا کوچک و خیمههای گنبدی شکل تقسیمبندی میشوند. در روزهای اول محرم که فعالیت اصلی در خیمهگاه شروع میشود تعدادی خیمه آماده شده در اختیار گروههای خیمهزن قرار میگیرد و این گروه تا روز تاسوعا اقدام به نصب تمامی خیمهها مینمایند. این فعالیتها گاه بصورت شبانهروزی ادامهداده میشود.
لازم به ذکر است در بخش اخبار سایت و همچنین در اطلاعیههایی که در سطح شهرها پخش میگردد آدرس محل جمعآوری خیمهها به اطلاع میرسد و پس از مستقر شدن هیئت خیمهگاه، محل جمعآوری خیمهها به آنجا منتقل میگردد.
اسامی عزیزانی که اهداکننده خیمه میباشند در گوشهای از خیمهها ثبت میگردد تا درصورت نیاز بتوان آن را پیدا نمود.
لطفا از نوشتن اسامی ائمه معصومین برروی خیمهها خودداری شود.